Visselblåsningspolicy

Rapportering av missförhållanden

Senast uppdaterad: 2025-12-02

Syfte och omfattning

Icehotel har etablerat en visselblåsarkanal via appen Barma.

Denna rutin beskriver hur anställda, inhyrd personal, leverantörer, gäster och andra kan rapportera misstankar om eventuella olagliga handlingar och överträdelser som strider mot Icehotels värderingar och regler, samt hur sådana ärenden hanteras.

Syftet med rutinen är att säkerställa att alla inkommande anmälningar tas emot och hanteras korrekt för alla inblandade parter, samt att säkerställa en tillförlitlig och förutsägbar process för hantering av visselblåsarärenden på Icehotel.

Syftet med visselblåsarkanalen och rutinen för hantering av anmälningar är att:

säkerställa en arbetsmiljö som främjar hälsa och meningsfullhet, ger trygghet mot skadliga fysiska och psykiska effekter, och håller en välfärdsstandard i linje med den teknologiska och sociala utvecklingen i samhället,
säkerställa trygga anställningsvillkor och jämlikhet i arbetslivet,
främja öppenhet och ett gott uttrycksklimat inom företaget,
möjliggöra anpassningar i anställningsförhållandet utifrån individens förutsättningar och livssituation,
utgöra en grund för att arbetsgivare och arbetstagare tillsammans med fackliga parter ska kunna vårda och utveckla arbetsmiljön, med nödvändig vägledning och kontroll från myndigheter,
bidra till ett inkluderande arbetsliv

Vad är visselblåsning?

Visselblåsning innebär att rapportera oroande förhållanden och misstankar om olagligt beteende utanför de vanliga rapporteringsvägarna. Icehotel uppmuntrar alla att säga ifrån om förhållanden som kan hota företagets personal, verksamhet, ekonomi eller rykte.

Alla anställda och inhyrd personal har rätt att rapportera oroande förhållanden inom företaget. Sådana förhållanden är situationer på arbetsplatsen som du har fått kännedom om, som har ett visst allmänintresse och som inte är allmänt kända eller tillgängliga.

Oroande förhållanden kan vara sådant som strider mot lagstiftning, företagets etiska riktlinjer eller allmänt vedertagna etiska normer i samhället, till exempel:

fara för liv eller hälsa
risker för klimat eller miljö
korruption eller annan ekonomisk brottslighet
maktmissbruk
osäker arbetsmiljö
brister i skyddet av personuppgifter

Uttalanden som enbart rör den anställdes egna arbetsvillkor räknas inte som visselblåsning enligt denna policy, om de inte omfattas av ovanstående punkter.

Hur rapporterar man oroande förhållanden?

Icehotel uppmuntrar alla medarbetare att i första hand rapportera och diskutera oroande förhållanden internt med sin närmaste chef eller annan person i företagets ledning. Om detta inte är möjligt eller känns olämpligt, kan du rapportera direkt till visselblåsarkanalen som hanteras av HR-avdelningen på Icehotel. HR arbetar utifrån höga etiska standarder och hanterar alla anmälningar konfidentiellt.

Du kan kontakta visselblåsarkanalen på tre sätt:

Via Barma-appen om du har ett inlogg eller Via länken på ICEHOTEL:s hemsida, som leder till rapporteringssidan.Whistleblowing | ICEHOTEL.
Skicka brev till: HR-avdelningen, Icehotel AB, Marknadsvägen 63, 98191 Jukkasjärvi
Ring: 076 668 03 58 och prata med Beatrice Rongdén, HR-ansvarig på Icehotel

Visselblåsaren avgör själv vilken information som lämnas. För att möjliggöra en korrekt uppföljning bör anmälan innehålla så mycket detaljer som möjligt, samt eventuella bevis om sådana finns. Minst bör följande uppgifter anges:

tidpunkt (eller tidsperiod) och plats för händelsen
specifik information om vad som har inträffat och vad uppgifterna grundar sig på
vilka personer som är inblandade eller som kan ha relevant information

Grundprinciper för hantering an anmälningar

Icehotels grundprinciper för hantering av visselblåsarärenden är:

Alla anmälningar tas på allvar
Rättvis, öppen och objektiv uppföljning
Skydd av anonyma visselblåsare
Konfidentialitet och informationssäkerhet
Visselblåsare som agerar i god tro utsätts inte för repressalier
Icke-anonyma visselblåsare får återkoppling och information om processen i rimlig tid

Mottagna anmälningar i visselblåsarkanalen

När HR-avdelningen på Icehotel tar emot en visselblåsaranmälan skickas en bekräftelse på mottagandet. Bekräftelsen ska skickas senast inom sju dagar.

Alla incidenter, anklagelser eller klagomål som rapporteras till HR via visselblåsarkanalen tilldelas ett referensnummer.

Därefter gör HR en riskbedömning och kvalitetssäkring av anmälan. Riskbedömningen innebär en analys av möjliga konsekvenser för Icehotel, såsom påverkan på rykte, personal, verksamhet, ekonomi och eventuella sanktioner – förutsatt att uppgifterna är korrekta. Kvalitetssäkringen innebär att HR försöker etablera en dialog med visselblåsaren för att få kompletterande information, samt vid behov inhämta ytterligare uppgifter från andra källor (t.ex. offentliga register).

Riskbedömningen ska även inkludera hur visselblåsaren bäst kan tas om hand. Visselblåsaranmälningar rör ofta känsliga frågor och kräver särskild hänsyn till personlig integritet, sekretess samt principer om oberoende, objektivitet och rätt till bemötande.

HR sammanställer sina bedömningar, rekommendationer och förslag till åtgärder i en sammanfattande promemoria som ligger till grund för beslut i ärendet. Om ärendet inte bedöms utgöra ett brott mot lagar, regler eller Icehotels värderingar, ska HR eller ansvarig chef avsluta ärendet och dokumentera bedömningen.

Anmälningar som tas emot i linjeorganisationen

Alla chefer eller medarbetare som tar emot en anmälan är skyldiga att hantera den konfidentiellt och i enlighet med denna policy. Detta är avgörande för att upprätthålla förtroendet för visselblåsarkanalen på Icehotel.

Om du tar emot en anmälan ska du:

Rapportera ärendet till visselblåsarkanalen eller kontakta HR.
Ge återkoppling till den som gjort anmälan om vilka åtgärder du vidtagit.
Om ärendet inte bedöms vara en visselblåsaranmälan, hantera det enligt gällande rutiner eller kontakta HR för vägledning.

Visselblåsarens identitet får inte röjas för fler personer än vad som är absolut nödvändigt. Om ärendets karaktär kräver det, ska visselblåsaren informeras om att mottagaren kan komma att kallas som vittne i en eventuell rättsprocess och därmed kan behöva avslöja visselblåsarens identitet.

Den som tar emot en anmälan ska utan onödigt dröjsmål skicka en sammanfattning till visselblåsarkanalen eller kontakta HR, så att ärendet kan registreras.

Sammanfattningen ska minst innehålla:

En beskrivning av ärendets innehåll
Datum (eller tidsperiod) och plats för händelsen
Namn/avdelning på visselblåsaren och den rapporterade personen, om visselblåsaren inte vill vara anonym
Mottagarens bedömning av ärendets möjliga konsekvenser för Icehotel
En översikt av föreslagna uppföljningsåtgärder, inklusive hur visselblåsaren bäst kan tas om hand under processen

Hantering av anmälningar

Syftet med ärendehanteringen är att utreda om det föreligger missförhållanden. Hur omfattande utredningen blir beror på ärendets karaktär.

HR-avdelningens bedömning grundas på följande principer:

Alla anmälningar tas på allvar och behandlas som oroande förhållanden, även anonyma
Valet av rapporteringsväg påverkar inte hur ärendet hanteras
Alla anmälningar ska utredas tillräckligt inom rimlig tid och på ett rättvist, öppet och objektivt sätt
Visselblåsaren ska få återkoppling och information om processen i rimlig tid
Den som anklagas har rätt att få veta vad anklagelsen gäller och att få bemöta den
Sekretess ska gälla både för visselblåsaren och den som är föremål för anmälan
Arbetsgivaren ska initiera en tillräcklig utredning och säkerställa att ärendet är tillräckligt klarlagt innan beslut fattas
Arbetsgivaren ska överväga om skyddsåtgärder för inblandade parter behövs under utredningen
Ärendehanteringen ska dokumenteras skriftligt, och det ska fastställas om missförhållanden förekommit
Parterna ska informeras om utgången så snart som möjligt
Om missförhållanden konstateras ska arbetsgivaren vidta lämpliga åtgärder
Repressalier får inte förekomma
Fokus ska ligga på sakfrågan, inte på personen
Det får inte förekomma utredningar i syfte att identifiera anonyma visselblåsare

HR-avdelningen gör en första bedömning och beslutar hur ärendet ska hanteras och av vem. HR ansvarar även för att begära återkoppling, följa upp och säkerställa att alla ärenden utreds och avslutas.

HR bedömer också om ledning och styrelse behöver informeras och om ärendet ska registreras i ärendeloggen.

Vid ärenden som rör individer och innehåller personuppgifter ansvarar HR för att dessa hanteras i enlighet med dataskyddslagstiftningen. Visselblåsarens rätt till konfidentialitet, integritet och tillgång till information ska beaktas genom hela processen.

I möjligaste mån ska visselblåsaren informeras om hur ärendet följs upp. Återkoppling ska ges om att ärendet mottagits och kommer att hanteras. När ärendet avslutas bör visselblåsaren som regel informeras om utfallet. Även den rapporterade personen bör som regel informeras om utredningens slutsatser.

Rättigheter och skydd för inblandade parter

Ett av huvudsyftena med visselblåsning är att ge medarbetare som upplever missförhållanden på arbetsplatsen möjlighet att säga ifrån. Det är därför särskilt viktigt att skydda visselblåsaren och säkerställa en trygg arbetsmiljö. Här specificeras vad lagen säger, och vid behov ska arbetsgivaren vidta åtgärder för att förhindra repressalier mot visselblåsaren.

Repressalier mot visselblåsare som rapporterat i enlighet med arbetsmiljölagen är förbjudna. Den som tar emot en anmälan har ett särskilt ansvar att säkerställa att inga repressalier sker, och ska därför bedöma och tydliggöra vilka åtgärder som behövs för att förebygga detta. Behovet av stöd eller andra uppföljande åtgärder ska också beaktas. Saklig argumentation eller presentation av fakta som försvagar eller motsäger anklagelser räknas dock inte som repressalier.

Det är ICEHOTEL som har bevisbördan för att repressalier inte har förekommit, om en anställd lämnar information som ger anledning att misstänka detta.

Den som är föremål för en anmälan har, i den mån det finns grund för det, rätt att bli hörd och lämna ett yttrande innan beslut fattas. Sekretess ska beaktas både under och efter ärendehanteringen. Grundläggande principer som objektivitet, transparens och rätt till bemötande ska tillämpas.

Utredning av allvarliga anmälningar

Om visselblåsningen leder till en utredning, och det bedöms lämpligt, ska en särskild utredningsgrupp tillsättas. Utredningen leds normalt av HR-avdelningen på Icehotel, enligt ett tydligt mandat från ledningen och/eller styrelsen. Utredningen ska genomföras av en oberoende och professionell part, enligt erkända principer som oberoende och objektivitet, och på ett sätt som säkerställer att alla berörda får möjlighet att framföra sin syn på ärendet. HR ska löpande informera styrelsen om status och framsteg.

Ärendehanteringen ska ske i enlighet med bestämmelserna i dataskyddslagstiftningen och förvaltningslagens allmänna regler. Rättssäkerheten för både visselblåsaren och den rapporterade ska säkerställas, inklusive löpande bedömningar av informationstidpunkt, involvering och rätt till bemötande.

Visselblåsarens identitet ska alltid behandlas som konfidentiell information. Integriteten för både visselblåsaren och den rapporterade ska skyddas. Enligt dataskyddslagstiftningen har den rapporterade rätt till information om och tillgång till uppgifter om sig själv och hur dessa behandlas.

Även om identiteten ska hållas konfidentiell, kan det i vissa fall vara nödvändigt att redogöra för ärendets innehåll och visselblåsarens identitet för andra berörda parter. Om visselblåsningen leder till en skyldighet att vittna i domstol, har vittnesplikten företräde framför sekretessprincipen.

Utredningsledaren ska tillsammans med styrelsen löpande bedöma behovet av juridisk rådgivning. Behovet av att informera andra inom företaget (t.ex. kommunikationsansvarig) ska också övervägas.

Efter avslutad utredning, och beroende på resultatet, ska rekommendationer ges till berörda parter för att säkerställa lämplig uppföljning. Om det finns skäl att misstänka brott som normalt leder till allmänt åtal, ska ärendet rapporteras till styrelsen, som beslutar om det ska anmälas till polis. Ärendeloggen ska uppdateras med utfört arbete, slutsatser, rekommendationer och eventuella åtgärder. Styrelsen kan godkänna uppföljningsåtgärder.

Om det konstateras att det inte finns någon faktisk grund för anmälan, ska ärendet avslutas utan vidare åtgärd. Visselblåsaren ska informeras om att ärendet är avslutat.

Alla ärenden ska avslutas med en rapport som beskriver anmälans innehåll, ärendehantering, slutsatser och eventuella åtgärder. HR:s bedömning och slutrapport utgör underlag för att avsluta ärendet.

Behandling av personuppgifter

Personuppgifter ska behandlas i enlighet med dataskyddslagstiftningen, arbetsmiljölagen och interna styrdokument. Verkställande direktören (VD) ansvarar för att efterlevnaden säkerställs.

Berörd avdelning på ICEHOTEL ansvarar för att genomföra intern kontroll och informationssäkerhetsåtgärder baserat på dokumenterade riskbedömningar inom integritetsskydd. Sådana riskbedömningar görs regelbundet för att säkerställa att personuppgifter hanteras korrekt vid visselblåsarärenden.

Ärendeloggar och övriga dokument ska lagras elektroniskt med begränsad åtkomst och i övrigt hanteras på ett säkert och konfidentiellt sätt. Fysiska dokument ska förvaras i låsta skåp. Dokument och information får inte överföras till personalakter eller andra arkiv-/ärendehanteringssystem.

Alla individer är skyldiga att följa sekretesskrav för känslig information och ska underteckna en sekretessförbindelse om VD bedömer det som nödvändigt.

Rutin för radering av uppgifter

Alla personuppgifter som samlats in under utredningen, förutom slutrapporten, ska raderas så snart utredningen är avslutad. I slutrapporten bör individer som regel endast nämnas med titel eller befattning. Om rättsliga åtgärder vidtas efter utredningen ska personuppgifterna sparas tills processen är avslutad. Berörd avdelning och PwC ska granska raderingsrutinerna för att säkerställa efterlevnad inom två månader efter avslutad utredning.